Carnet d’entretien Loi 16 pour copropriété : guide complet pour les syndicats

Mis à jour le 6 octobre 2026, à la lumière du règlement entré en vigueur le 14 août 2025.

Depuis la Loi 16, tout syndicat de copropriété divise du Québec doit faire établir un carnet d’entretien de son immeuble, obtenir une étude du fonds de prévoyance et tenir ces deux documents à jour. Pendant des années, il manquait le règlement qui en précise le contenu. C’est chose faite : le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise est en vigueur depuis le 14 août 2025, et les syndicats existants ont jusqu’au 15 août 2028 pour obtenir leurs documents.

Ce guide fait le point, sources officielles à l’appui : ce que la loi exige, qui peut faire quoi, comment le carnet et le fonds de prévoyance se parlent, les pièges à éviter, et ce qui reste une fois le carnet livré : l’entretenir et le documenter chaque année. C’est là que Beau-frère à louer intervient, avec l’offre « Entretien du carnet » pour les syndicats, le Club et le Plan de maintenance pour les copropriétaires.

Dans ce guide :

• Ce que la Loi 16 exige de votre syndicat
• Les échéances, en un coup d’œil
• Carnet d’entretien et fonds de prévoyance : pourquoi ils vont ensemble
• Le vrai défi : la mise à jour annuelle
• Les pièges à éviter
• Ce que fait Beau-frère à louer : l’entretien du carnet
• Pour les copropriétaires : le Club et le Plan de maintenance
• Ce que nous ne faisons jamais
• Questions fréquentes

Ce que la Loi 16 exige de votre syndicat

La Loi 16 (Loi de 2019, chapitre 28) a modifié le Code civil du Québec. Ses obligations pour les copropriétés tiennent en deux articles, précisés par le règlement de 2025.

Le carnet d’entretien (article 1070.2 du Code civil)

« Le conseil d’administration fait établir un carnet d’entretien de l’immeuble, lequel décrit notamment les entretiens faits et à faire. Il tient ce carnet à jour et le fait réviser périodiquement. » (C.c.Q., art. 1070.2)

Le règlement précise ce que le carnet doit contenir (RLRQ, c. CCQ, r. 8.01, art. 2 et 3) :

• l’inventaire et la description des parties communes, ainsi que des matériaux, appareils et équipements dont le syndicat est responsable, y compris ceux qui se trouvent dans les parties privatives;
• pour chacun : la date d’installation si elle est connue, les travaux d’entretien requis et leur fréquence, la date où ils ont été faits, les réparations courantes, les contrats d’entretien et de garantie, les rapports d’inspection ou d’expertise et les manuels du fabricant;
• dans une section distincte, l’estimation de l’état et de la durée de vie utile restante de chaque élément, et les réparations majeures et remplacements prévus sur au moins 25 ans, avec une année de réalisation estimée pour chacun.

Qui peut établir et réviser le carnet

Seul un membre de l’Ordre des ingénieurs, de l’Ordre des évaluateurs agréés, de l’Ordre des architectes ou de l’Ordre des technologues professionnels du Québec, dont les activités portent principalement sur la gestion, la construction, la rénovation, l’évaluation ou l’inspection immobilière. Cette personne doit être indépendante de l’immeuble : ni administrateur, ni gérant, ni copropriétaire, ni occupant (règlement, art. 1). Elle signe une déclaration attestant qu’elle a examiné les lieux (art. 6).

La mise à jour annuelle, par le conseil d’administration

Le carnet doit être mis à jour par le conseil d’administration au moins une fois par année. La mise à jour consiste à y ajouter tout nouveau renseignement ou document : entretiens faits, réparations, contrats, garanties, rapports. Les réparations majeures et remplacements réalisés y sont notés avec leur date et leur coût, et si des travaux prévus n’ont pas été faits, le carnet doit le mentionner et dire pourquoi (art. 3 et 4).

La révision professionnelle, aux 5 ans

La révision du carnet est faite par un professionnel admissible au moins tous les 5 ans, en tenant compte des mises à jour annuelles. Elle peut être faite tous les 10 ans si l’immeuble compte au plus 8 parties privatives (rangements et stationnements exclus), si aucune partie commune n’est située dans un bâtiment, ou s’il a au plus 3 étages entièrement hors sol (art. 5).

L’étude du fonds de prévoyance (article 1071 du Code civil)

Le syndicat constitue un fonds de prévoyance affecté aux réparations majeures et aux remplacements des parties communes. Le conseil d’administration obtient une étude qui établit les sommes nécessaires pour que ce fonds soit suffisant (C.c.Q., art. 1071). Selon le règlement, cette étude doit être obtenue au moins tous les 5 ans, et elle se fonde sur la section du carnet qui décrit les réparations majeures et remplacements des 25 prochaines années (art. 8). Elle peut être réalisée par les mêmes professionnels que le carnet, ou par un comptable professionnel agréé indépendant de l’immeuble (art. 7).

L’attestation du syndicat à la vente d’une unité

Quand un copropriétaire vend, le syndicat doit lui remettre, dans les 15 jours de sa demande, une attestation sur l’état de la copropriété (C.c.Q., art. 1068.1). Elle résume notamment l’état du fonds de prévoyance, les réparations majeures des 5 dernières années et les travaux prévus pour les 10 prochaines. Autrement dit : un carnet tenu à jour se voit au moment de vendre.

Les échéances, en un coup d’œil

• 30 juillet 2025 : publication du règlement à la Gazette officielle du Québec (décret 991-2025).
• 14 août 2025 : entrée en vigueur du règlement.
• 15 août 2028 : date limite pour les syndicats existants. Selon la Loi 16, le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance doivent être obtenus « au plus tard le jour qui suit de trois ans l’entrée en vigueur du règlement ». La Société d’habitation du Québec en tire la date du 15 août 2028 (guide explicatif de la SHQ).
• Dans les 60 jours suivant leur obtention : le conseil d’administration rend le carnet et l’étude disponibles aux copropriétaires, et avant l’assemblée annuelle si elle a lieu plus tôt.
• 30 jours après l’assemblée annuelle qui suit la première étude : le conseil fixe les sommes à verser au fonds de prévoyance. Si le fonds est insuffisant, il dispose d’au plus 10 ans pour le rendre suffisant.
• Chaque année : mise à jour du carnet par le conseil d’administration.
• Tous les 5 ans (ou 10 ans pour certains petits immeubles) : révision du carnet par un professionnel; nouvelle étude du fonds de prévoyance tous les 5 ans.

Carnet d’entretien et fonds de prévoyance : pourquoi ils vont ensemble

L’ancien réflexe était de voir le fonds de prévoyance comme une ligne du budget. Le règlement les lie désormais explicitement : l’étude du fonds de prévoyance part de la liste des réparations majeures et des remplacements inscrite au carnet, avec leur année estimée. Si le carnet est incomplet ou mal tenu, l’étude repose sur du sable, et les cotisations aussi.

L’inverse est tout aussi vrai : un entretien régulier, daté et documenté prolonge la durée de vie des composantes. Une toiture dont les drains sont dégagés chaque saison, un calfeutrage refait à temps, une infiltration réglée au premier signe, ce sont autant d’éléments que le professionnel pourra apprécier à la révision suivante. L’entretien courant ne remplace pas l’étude, mais il lui donne de meilleures données.

C’est pourquoi beaucoup de syndicats font réaliser le carnet et l’étude par la même firme, en même temps : un seul inventaire, une seule visite des lieux, une cohérence entre ce qui est prévu et ce qui est budgété.

Le vrai défi : la mise à jour annuelle

Faire établir le carnet est un mandat ponctuel, confié à un professionnel. Le tenir à jour chaque année revient au conseil d’administration, souvent composé de bénévoles qui ont un emploi, une famille et peu de temps pour courir après les factures. Concrètement, la mise à jour annuelle suppose de pouvoir répondre à ces questions :

• Quels entretiens prévus au carnet ont été faits cette année, à quelle date, par qui ?
• Quelles réparations courantes ont été faites, et combien ont-elles coûté ?
• Quels contrats, garanties et rapports se sont ajoutés ?
• Qu’est-ce qui était prévu et n’a pas été fait, et pourquoi ?
• Qu’est-ce qui s’est dégradé plus vite que prévu et mérite d’être signalé au professionnel ?

Sans registre tenu au fil de l’année, ces réponses se reconstituent à la dernière minute, avant l’assemblée, à partir de courriels et de factures éparpillés. C’est exactement ce travail que nous proposons de prendre en charge.

Les pièges à éviter

1. Attendre la dernière année

L’échéance du 15 août 2028 vaut pour l’ensemble des copropriétés existantes du Québec. Les firmes de professionnels admissibles ne sont pas extensibles : les syndicats qui s’y prennent tôt choisissent leur firme et leur calendrier.

2. Voir le carnet comme un document qu’on range

Le carnet n’est pas un rapport qu’on livre et qu’on classe. Le règlement exige une mise à jour annuelle et une révision périodique : c’est un document vivant, qui ne vaut que par la qualité de ce qu’on y ajoute chaque année.

3. Ne noter que les gros travaux

Le carnet porte aussi sur les travaux d’entretien requis et leur fréquence, et sur les réparations courantes. Le petit entretien des composantes (drains de toit, calfeutrage, portes d’issue, éclairage d’urgence, ventilation) fait partie de ce qu’on doit pouvoir dater.

4. Négliger les documents

Contrats, garanties, factures, rapports d’inspection, manuels du fabricant : ils doivent être ajoutés au carnet. Un document introuvable le jour où une garantie pourrait servir coûte cher au fonds de prévoyance.

5. Oublier les copropriétaires

Le carnet et l’étude doivent leur être rendus disponibles, et ce sont leurs cotisations qui financent le fonds. Une présentation claire à l’assemblée de ce qui a été fait et de ce qui s’en vient évite bien des débats.

6. Sous-estimer le budget d’entretien courant

Le fonds de prévoyance finance les réparations majeures et les remplacements. L’entretien courant, lui, relève du budget de fonctionnement : il faut le prévoir, sans quoi on le reporte, et ce qu’on reporte finit souvent en réparation majeure.

7. Multiplier les intervenants sans chef d’orchestre

Un peintre pour les corridors, un vitrier, un entrepreneur pour les clôtures, un autre pour les drains : sans interlocuteur unique, le CA devient coordonnateur de chantier, et le registre se perd entre les fournisseurs.

Ce que fait Beau-frère à louer : l’entretien du carnet, chaque année

Notre rôle commence là où celui du professionnel s’arrête. Le technologue ou l’ingénieur rédige le carnet. Nous exécutons l’entretien qui y est prévu et nous le documentons, chaque année, pour que la mise à jour du conseil d’administration se fasse sans effort.

L’offre « Entretien du carnet »

Tarif prévu : 99 $ par mois par immeuble, plus 4 $ par unité par mois. Les travaux sont facturés en plus, au tarif membre. Taxes en sus. Par exemple, pour 12 unités : 99 $ + 12 × 4 $ = 147 $ par mois, soit environ 12 $ par unité.

Pour les copropriétaires : le Club et le Plan de maintenance

Le carnet couvre les parties communes. Votre unité, elle, reste votre responsabilité : chauffe-eau, avertisseurs de fumée, joints de la salle de bain, ventilation, fenêtres privatives selon votre déclaration. Quand votre syndicat adhère à l’offre « Entretien du carnet », chaque copropriétaire peut joindre le Club Beau-frère à louer au tarif de groupe de 39 $ par mois (au lieu de 49 $), avec l’inspection de son unité incluse chaque année, le rapport et ses priorités d’entretien, un conseiller attitré et le tarif membre de 75 $ l’heure.

Ceux qui veulent qu’on s’en occupe à leur place ajoutent le Plan de maintenance : 39 $ de plus par mois pour quatre visites saisonnières d’une heure, déplacement inclus, sur une routine préparée pour votre unité, puis les tâches que vous nous confiez en plus. Comme l’inspection des parties communes et celle des unités se font la même journée, tout le monde y gagne en temps de déplacement.

Le Club est aussi offert aux propriétaires de maisons, sans lien avec un syndicat : au prix de 39 $ par mois pour les 100 premiers membres, garanti à vie, puis 49 $ par mois. Les détails sont sur la page du Club et sur la page du Plan de maintenance.

Vous êtes gestionnaire de copropriété ? Voyez aussi notre page pour les gestionnaires de copropriété.

Ce que nous ne faisons jamais

Pour que les rôles restent clairs, et pour protéger votre syndicat :

• Nous ne rédigeons ni ne signons le carnet d’entretien initial. C’est le travail d’un technologue professionnel, d’un ingénieur, d’un architecte ou d’un évaluateur agréé indépendant.
• Nous ne faisons pas l’étude du fonds de prévoyance.
• Nous ne faisons pas la révision professionnelle aux 5 ans.
• Nous ne certifions rien. Nous exécutons et nous documentons. Aucun de nos rapports n’atteste que votre syndicat respecte la loi : seul votre professionnel et votre conseil d’administration peuvent en répondre.
• Les travaux des métiers réglementés (électricité, plomberie, gaz, réfrigération, etc.) sont confiés à des entrepreneurs licenciés dans ces spécialités.

Beau-frère à louer détient la licence de la Régie du bâtiment du Québec R.B.Q. 5622-9370-01.

Questions fréquentes

Sources

• Code civil du Québec, art. 1070.2 (carnet d’entretien), art. 1071 (fonds de prévoyance) et art. 1068.1 (attestation du syndicat), Légis Québec.
• Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise, RLRQ, c. CCQ, r. 8.01, Légis Québec.
• Gazette officielle du Québec, 30 juillet 2025, décret 991-2025.
• Québec.ca : Mesures applicables aux copropriétés divises.
• Société d’habitation du Québec : guide explicatif des mesures en copropriété divise.

Ce guide vulgarise la loi et ne constitue pas un avis juridique. Pour votre situation, consultez votre professionnel ou un juriste.